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Serviços de reserva

O Serviço de Reservas é um sistema completo de gestão de agendamentos que permite:

2026-08-11

Visão geral

O Serviço de Reservas é um sistema completo de gestão de agendamentos que permite:

  • Crie e gerencie serviços de reservas para sua empresa.
  • Agende consultas com lembretes automáticos.
  • Acompanhe o status da reserva durante todo o ciclo de vida.
  • Enviar lembretes automáticos após as consultas.
  • Integre com os fluxos de trabalho do seu chatbot.

Importante: Os serviços de reserva são compartilhados entre todos os bots em seu workspace, com um limite máximo de 20 serviços de reserva.

Principais características

1. Serviços de reserva

  • Defina os diferentes tipos de agendamentos (consultas, reuniões, serviços, etc.).
  • Defina a duração padrão para cada tipo de serviço.
  • Configurar identificadores de serviço personalizados (UID do serviço)
  • Ativar/desativar serviços conforme necessário

2. Lembretes automatizados

  • Configure até 5 sequências de lembretes por serviço.
  • Configure o horário do lembrete (dias, horas, minutos antes do compromisso).
  • Personalize as mensagens de lembrete
  • Acionamento automático de lembretes com base no horário agendado

3. Acompanhamento automatizado

  • Configure até 5 sequências de acompanhamento por serviço.
  • Enviar lembretes após consultas concluídas ou em caso de não comparecimento.
  • Configure o cronograma de acompanhamento (dias, horas, minutos após a consulta).
  • Personalize as mensagens de acompanhamento.

4. Gestão do estado das reservas

Acompanhe as reservas durante todo o seu ciclo de vida:

  • Pendente: Estado inicial da reserva
  • Confirmado: A reserva foi confirmada.
  • Em andamento: A reunião/consulta começou.
  • Concluído: Concluído com sucesso
  • Cancelado: A reserva foi cancelada.
  • Ausência: O cliente não compareceu.
  • Inativo: O serviço não está mais ativo

5. Informações sobre reservas

  • Horários de início e término
  • Duração (em minutos)
  • Detalhes da localização
  • Rastreamento de origem
  • Metadados personalizados
  • Sistema de classificação (0-5 estrelas)
  • Motivos de cancelamento/remarcação
  • Registros de auditoria completos

Começando

Pré-requisitos

  • Conta de workspace com o complemento Ticket/Listas/Reservas ativado
  • Acesso à gestão do serviço de reservas
  • Conhecimento básico do fuso horário do seu local de trabalho.

Etapas de configuração inicial

1
Acesse os Serviços de Reserva.
Acesse as configurações do seu workspace.Selecione "Serviços de Reserva" no menu.
2
Crie seu primeiro serviço de reservas
Clique no botão "+ Serviço de Reservas"Preencha as informações necessárias.Configure lembretes e acompanhamentos.Salve seu serviço
3
Integrar com o chatbot
Use o UID do serviço para referenciar o serviço nos fluxos do seu bot.Configure os gatilhos para eventos de reserva.Configure respostas automatizadas

Como funciona

Arquitetura do sistema

O sistema de reservas funciona com base em agendamento de tarefas:

1
Criação de reservas: Quando uma reserva é criada, o sistema gera automaticamente lembretes e agendamentos de acompanhamento com base na sua configuração.
2
Processamento de lembretes:
Executa a cada minutoVerifica lembretes pendentes em um período de 2 horas.Envia lembretes e atualiza o status para "enviado".
3
Eventos de reunião:
Início da reunião: Acionado automaticamente quando o horário de início for atingido.Fim da reunião: Acionado automaticamente quando o horário de término é atingido.
4
Processamento de acompanhamento:
Agendado após a conclusão da reserva ou em caso de não comparecimento.Funciona no mesmo horário que os lembretes.Envia apenas para reservas concluídas ou não comparecidas.

Configuração de serviços de reserva

Passo 1: Criar um serviço de reservas

Campos obrigatórios:

  • Nome: Nome de exibição para o seu serviço (máximo de 100 caracteres)
  • UID do serviço: Identificador único usando caracteres alfanuméricos (máximo de 50 caracteres)
    Não pode ser alterado após a criação.Exemplo: consultation_30min, demo_call,support_session
  • Descrição: Descrição detalhada (máximo de 1.000 caracteres)
  • Duração padrão: Duração em minutos (0-1000)
  • Estado: Ativo ou Inativo

Passo 2: Configurar lembretes

Para cada lembrete:

1
Número de sequência: Atribuído automaticamente (1-5)
2
Título: Descrição breve (máximo de 50 caracteres)
3
Descrição: Mensagem detalhada (máximo de 500 caracteres)
4
Cronograma: Defina quando enviar o lembrete
Dias antes do horário de inícioHoras antes do horário de inícioMinutos antes do horário de início
5
Estado: Ativo ou Inativo

Exemplo de configuração de lembrete:

texto
Reminder 1:
- Title: "Appointment Tomorrow"
- Days: 1, Hours: 0, Minutes: 0
- Description: "Your appointment is tomorrow at [TIME]"
Reminder 2:
- Title: "Appointment in 1 Hour"
- Days: 0, Hours: 1, Minutes: 0
- Description: "Your appointment starts in 1 hour"

Etapa 3: Configurar acompanhamentos

Para cada acompanhamento:

1
Número de sequência: Atribuído automaticamente (1-5)
2
Título: Descrição breve (máximo de 50 caracteres)
3
Descrição: Mensagem detalhada (máximo de 500 caracteres)
4
Cronograma: Defina quando enviar a mensagem de acompanhamento.
Dias após o horário finalHoras após o horário de términoMinutos após o horário de término
5
Estado: Ativo ou Inativo

Exemplo de configuração de acompanhamento:

texto
Follow-up 1:
- Title: "How was your appointment?"
- Days: 0, Hours: 2, Minutes: 0
- Description: "We'd love to hear about your experience"
Follow-up 2:
- Title: "Follow-up Survey"
- Days: 1, Hours: 0, Minutes: 0
- Description: "Please take a moment to complete our survey"

Gerenciamento de reservas

Criar uma reserva

Informações necessárias:

  • UID do serviço ou ID do serviço de reserva
  • Hora de início (no fuso horário do workspace)
  • Status inicial (Pendente ou Confirmado)

Informações opcionais:

  • Duração personalizada (substitui a padrão)
  • Localização (máximo de 1.000 caracteres)
  • Fonte (máximo de 100 caracteres)
  • Metadados (máximo de 5.000 caracteres)
  • Notas (máximo de 1.000 caracteres)

Observações importantes:

  • O horário de início deve ser no futuro.
  • Os lembretes são agendados automaticamente.

Ações de reserva

1. Confirme a reserva

  • Altera o status de Pendente para Confirmado.
  • Disponível apenas para reservas pendentes.
  • Evento BOOKING_CONFIRMED despachado

2. Remarcar reserva

  • Atualizações: horário de início, horário de término e duração.
  • É possível alterar o status para Pendente ou Confirmado.
  • Preserva os lembretes já enviados.
  • Remarca os lembretes restantes.
  • É necessário informar o motivo do reagendamento (máximo de 500 caracteres).

Restrições:

  • Não é possível reagendar reservas em andamento.
  • Não é possível reagendar reservas já finalizadas (canceladas, concluídas, não comparecimento).

3. Cancelar reserva

  • Altera o status para Cancelado.
  • Cancela todos os lembretes e acompanhamentos pendentes.
  • É necessário informar o motivo do cancelamento (máximo de 500 caracteres).
  • Não é possível cancelar reservas de estado final.

4. Marcar como concluído

  • Altera o status para Concluído.
  • Ignora quaisquer lembretes não enviados.
  • Agenda mensagens de acompanhamento
  • Não é possível concluir as reservas do estado final.

5. Marcar como Ausente

  • Altera o status para Não compareceu.
  • Ignora quaisquer lembretes não enviados.
  • Agenda mensagens de acompanhamento (igual às concluídas)
  • Não é possível marcar reservas com status final como não comparecimento.

6. Atualizar avaliação

  • Classifique de 0 a 5 estrelas.
  • Pode ser atualizado a qualquer momento.
  • Registra a alteração da classificação.

7. Atualizar detalhes da reserva

  • Modificar localização, origem ou metadados
  • Não afeta o status ou o cronograma.

8. Excluir reserva

  • Remove permanentemente a reserva.
  • Exclui todos os lembretes, acompanhamentos e registros associados.
  • Não pode ser desfeito

Lembretes e acompanhamentos

Comportamento de lembrete

Agendamento:

  • Criado quando a reserva é criada.
  • Calculado como: hora_inicial - (dias + horas + minutos)
  • O status é definido como "pendente" se for futuro e "ignorado" se for passado.

Enviando:

  • Os lembretes são enviados quando o horário agendado é atingido.
  • O status foi alterado para "enviado".
  • Registros com carimbo de data/hora de envio
  • Aciona o evento REMINDER_SENDING

Status:

  • Pendente: Aguardando envio
  • Enviado: Entregue com sucesso
  • Ignorado: Não enviado (tempo decorrido ou reserva cancelada)
  • Cancelado: A reserva foi cancelada.

Remarcação:

  • Somente os lembretes não enviados são reagendados.
  • Os lembretes enviados são preservados.
  • Os novos horários agendados são calculados.

Comportamento de acompanhamento

Agendamento:

  • Este arquivo é criado somente quando a reserva é marcada como Concluída ou Não Compareceu.
  • Calculado como: tempo_final + (dias + horas + minutos)
  • O status é definido como "pendente" se for futuro e "ignorado" se for passado.

Enviando:

  • Os lembretes são enviados quando o horário agendado é atingido.
  • O status foi alterado para "enviado".
  • Registros com carimbo de data/hora de envio
  • Aciona o evento FOLLOWUP_SENDING

Importante:

  • Não são criadas mensagens de acompanhamento no momento da reserva.
  • Eles só são agendados após a conclusão ou em caso de não comparecimento.
  • Reservas canceladas não recebem acompanhamento.

Ciclo de vida da reserva

Transições de Estado

texto
Created → Pending → Confirmed → In Progress → Completed
                 ↓                          ↓
              Cancelled                  No Show

Fluxo de Eventos

  • RESERVA_CRIADA: Criação da reserva inicial
  • RESERVA_CONFIRMADA: Reserva confirmada pelo usuário ou pelo sistema.
  • ENVIO_DE_LEMBRETE: Cada lembrete assim que for enviado.
  • REUNIÃO_INICIADA: Horário de início atingido
  • REUNIÃO_ENCERRADA: Horário de término atingido (conclusão automática da reserva)
  • RESERVA_CONCLUÍDA: Concluída manual ou automaticamente
  • RESERVA_NÃO_COMPAREI: Marcado como não comparecimento.
  • ENVIO_DE_ACOMPANHAMENTO: Cada acompanhamento conforme for enviado.
  • ATUALIZAÇÃO_AVALIAÇÃO: Avaliação atualizada
  • RESERVA_REMARCADA: Horário da reserva alterado
  • RESERVA_CANCELADA: Reserva cancelada

Alterações automáticas de status

  • Pendente/Confirmado → Em Andamento: Quando o horário de início for atingido
  • Em andamento → Concluído: Quando o horário de término for atingido (por meio de processo automático)

Ações da API

Gestão de Serviços

  • list_booking_servicesObtenha todos os serviços de reserva.
  • get_booking_serviceObtenha detalhes específicos do serviço.
  • list_booking_service_remindersReceba lembretes para um serviço
  • list_booking_service_followupsObtenha retornos sobre um serviço.

Gestão de reservas

  • list_bookingsObter reservas (filtradas por usuário, serviço, status)
  • get_bookingObtenha detalhes específicos da reserva.
  • create_bookingCriar nova reserva
  • confirm_bookingConfirmar reserva pendente
  • reschedule_bookingAlterar horário de reserva
  • cancel_bookingCancelar reserva
  • mark_booking_completedMarcar como concluído
  • mark_booking_no_show: Marcar como ausente
  • update_booking_ratingAtualizar avaliação

Parâmetros

Parâmetros comuns:

  • bot_user_nsIdentificador de usuário do bot (para testes)
  • service_uidIdentificador de serviço exclusivo
  • booking_idID de reserva específico

Criação de reserva:

  • start_timeFormato ISO 8601 UTC (ex.: "2020-01-02T12:30:00Z")
  • durationMinutos (opcional, usa o valor padrão se não for especificado)
  • pending_or_confirmedStatus inicial
  • locationLocal da consulta
  • sourceFonte de reserva
  • metadataDados personalizados (string JSON)
  • notesNotas adicionais

Atualizações de status:

  • reschedule_reasonMotivo do reagendamento (máximo de 500 caracteres)
  • cancel_reasonMotivo do cancelamento (máximo de 500 caracteres)
  • ratingNúmero entre 0 e 5

Diagramas de Sequência

Fluxo de Criação de Reservas

texto
User → System: Create Booking Request
System → Database: Create booking record
System → Database: Generate reminder schedules
System → Database: Save reminder records
System → EventDispatcher: Dispatch BOOKING_CREATED
EventDispatcher → Triggers: Process configured triggers
System → User: Return booking confirmation

Fluxo de processamento de lembretes

texto
CronJob → System: Run reminder processor (every minute)
System → Database: Query pending reminders (2-hour window)
Database → System: Return pending reminders
System → Validator: Check booking status
Validator → System: Validate service is active
System → BotUser: Retrieve bot user details
System → EventDispatcher: Dispatch REMINDER_SENDING event
EventDispatcher → Triggers: Execute reminder flow
System → Database: Update reminder status to 'sent'
System → Database: Record sent timestamp

Fluxo de conclusão da reserva

texto
User/System → System: Mark booking complete
System → Database: Update booking status to 'completed'
System → Database: Skip unsent reminders
System → Database: Calculate follow-up schedules
System → Database: Create follow-up records
System → EventDispatcher: Dispatch BOOKING_COMPLETED
EventDispatcher → Triggers: Process completion triggers
System → User: Return success response

Automação de Início/Fim de Reunião

texto
CronJob → System: Run booking processor (every minute)
System → Database: Query bookings with start_time reached
Database → System: Return matching bookings
System → EventDispatcher: Dispatch MEETING_STARTED event
System → Database: Update status to 'in_progress'
[Later...]
System → Database: Query bookings with end_time reached
Database → System: Return matching bookings
System → EventDispatcher: Dispatch MEETING_ENDED event
System → Database: Update status to 'completed'
System → Database: Schedule follow-ups

Remarcar fluxo

texto
User → System: Reschedule request
System → Validator: Check booking status
Validator → System: Validate can reschedule
System → Database: Get sent reminder sequences
System → Database: Delete unsent reminders
System → Database: Update booking times
System → Database: Increment reschedule_count
System → Database: Calculate new reminder schedules
System → Database: Create new reminder records
System → EventDispatcher: Dispatch BOOKING_RESCHEDULED
System → User: Return updated booking

Boas práticas

1. Configuração do serviço

  • Use nomes de serviço claros e descritivos.
  • Crie UIDs de serviço exclusivos e fáceis de referenciar.
  • Defina durações padrão realistas
  • Lembrete de teste e cronograma de acompanhamento antes da entrada em operação.

2. Estratégia de lembrete

  • Não exagere nos lembretes (2 a 3 lembretes costumam ser suficientes).
  • Distribua os lembretes adequadamente (por exemplo, 1 dia antes, 1 hora antes).
  • Torne as mensagens de lembrete claras e práticas.
  • Inclua os detalhes relevantes da reserva nos lembretes.

3. Estratégia de acompanhamento

  • Envie uma mensagem de acompanhamento imediatamente para obter feedback (2 a 4 horas depois).
  • Enviar solicitação de pesquisa 24 horas após o agendamento
  • Mantenha as mensagens de acompanhamento breves e objetivas.
  • Inclua sempre opções de cancelamento de inscrição.

4. Gestão de Reservas

  • Sempre forneça os motivos do cancelamento para análises.
  • Utilize o campo de notas para registrar informações importantes.
  • Atualize as avaliações para acompanhar a qualidade do serviço.
  • Analise regularmente os registros de reservas.

5. Testes

  • Teste todo o ciclo de reservas antes do lançamento.
  • Verifique o horário do lembrete no seu fuso horário.
  • Teste cenários de reprogramação
  • Verifique se os gatilhos de eventos estão sendo acionados corretamente.

Solução de problemas

Problemas comuns

Lembretes não estão sendo enviados:

  • Verifique se o lembrete está definido como "Ativo".
  • Verifique se o horário agendado é no futuro.
  • O serviço de confirmação de reservas está ativo.
  • Verifique se o status da reserva não está finalizado.

Mensagens de acompanhamento não estão sendo enviadas:

  • Os lembretes só são enviados após a conclusão ou em caso de não comparecimento.
  • A verificação de acompanhamento está definida como "Ativa".
  • Verificar se a reserva foi concluída/não comparecimento (não cancelada)
  • Confirme se o horário agendado está correto.

Não é possível reagendar:

  • Certifique-se de que a reserva não esteja finalizada.
  • Verifique se a reserva não está em andamento.
  • Verifique se o serviço ainda está ativo

Problemas com fusos horários:

  • Todos os horários estão armazenados em UTC.
  • Os horários de exibição são convertidos para o fuso horário do workspace.
  • Verifique se as configurações de fuso horário do workspace estão corretas.

Limites e restrições

  • Número máximo de serviços reservados: 20 por workspace.
  • Número máximo de lembretes: 5 por serviço
  • Número máximo de acompanhamentos: 5 por serviço
  • Limites de campo:
    Nome: 100 caracteresUID do serviço: 50 caracteresDescrição: 1.000 caracteresTítulo do lembrete/acompanhamento: 50 caracteresDescrição do lembrete/acompanhamento: 500 caracteresMotivo da remarcação: 500 caracteresMotivo do cancelamento: 500 caracteresLocalização: 1.000 caracteresFonte: 100 caracteresMetadados: 5.000 caracteresNotas: 1.000 caracteres