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Serviços de reserva

O Serviço de Reservas é um sistema completo de gestão de agendamentos que permite:

2026-08-12

Visão geral

O Serviço de Reservas é um sistema completo de gestão de agendamentos que permite:

Criar e gerenciar serviços de reserva para a sua empresa.
Agendar consultas com lembretes automáticos.
Acompanhar o status da reserva durante todo o ciclo de vida.
Enviar acompanhamentos automáticos após as consultas.
Integrar com os fluxos do seu chatbot.

Importante: Os serviços de reserva são compartilhados entre todos os canais da sua workspace, com um limite máximo de 20 serviços de reserva.

Principais características

1. Serviços de reserva

Defina os diferentes tipos de agendamentos (consultas, reuniões, serviços, etc.).
Defina a duração padrão para cada tipo de serviço.
Configure identificadores de serviço personalizados (UID do serviço)
Ative ou desative os serviços conforme necessário

2. Lembretes automatizados

Configure até 5 sequências de lembretes por serviço.
Configure o horário do lembrete (dias, horas, minutos antes do compromisso).
Personalize as mensagens de lembrete
Acionamento automático de lembretes com base no horário agendado

3. Acompanhamento automatizado

Configure até 5 sequências de acompanhamento por serviço.
Envie acompanhamentos após consultas concluídas ou em caso de não comparecimento.
Configure o cronograma de acompanhamento (dias, horas, minutos após a consulta).
Personalize as mensagens de acompanhamento.

4. Gestão de status das reservas

Acompanhe as reservas durante todo o seu ciclo de vida:

Pendente: Estado inicial da reserva
Confirmado: A reserva foi confirmada.
Em andamento: A reunião/consulta começou.
Concluído: Concluído com sucesso
Cancelado: A reserva foi cancelada.
Ausência: O cliente não compareceu.
Inativo: O serviço não está mais ativo

5. Informações sobre reservas

Horários de início e término
Duração (em minutos)
Detalhes do local
Rastreamento de fonte
Metadados personalizados
Sistema de avaliação (0 a 5 estrelas)
Motivos de cancelamento/remarcação
Registros de auditoria completos

Primeiros passos

Pré-requisitos

Conta de workspace com o complemento CRM/Listas/Reservas ativado
Acesso à gestão do serviço de reservas
Conhecimento básico do fuso horário da sua workspace.

Etapas de configuração inicial

Acesse os Serviços de Reserva.

Acesse as configurações da sua workspace. Selecione "Serviços de Reserva" no menu.

Crie seu primeiro serviço de reservas

Clique no botão "+ Serviço de Reservas". Preencha as informações necessárias. Configure lembretes e acompanhamentos. Salve o serviço.

Integrar com o chatbot

Use o UID do serviço para referenciar o serviço nos fluxos do seu canal. Configure os gatilhos para eventos de reserva. Configure respostas automatizadas.

Como funciona

Arquitetura do sistema

O sistema de reservas funciona com base em tarefas agendadas:

Criação de reservas: Quando uma reserva é criada, o sistema gera automaticamente lembretes e agendamentos de acompanhamento com base na sua configuração.

Processamento de lembretes:

Executa a cada minuto. Verifica os lembretes pendentes em uma janela de 2 horas. Envia os lembretes e atualiza o status para "enviado".

Eventos de reunião:

Início da reunião: acionado automaticamente quando o horário de início é atingido. Fim da reunião: acionado automaticamente quando o horário de término é atingido.

Processamento de acompanhamento:

Agendado após a conclusão da reserva ou em caso de não comparecimento. Funciona no mesmo horário que os lembretes. Só envia para reservas concluídas ou com não comparecimento.

Configuração de serviços de reserva

Passo 1: Criar um serviço de reservas

Campos obrigatórios:

Nome: Nome de exibição para o seu serviço (máximo de 100 caracteres)
UID do serviço: identificador único com caracteres alfanuméricos (máximo de 50 caracteres)
Não pode ser alterado após a criação. Exemplo: consultation_30min, demo_call, support_session
Descrição: Descrição detalhada (máximo de 1.000 caracteres)
Duração padrão: Duração em minutos (0-1000)
Status: Ativo ou Inativo

Passo 2: Configurar lembretes

Para cada lembrete:

Número de sequência: Atribuído automaticamente (1-5)

Título: Descrição breve (máximo de 50 caracteres)

Descrição: Mensagem detalhada (máximo de 500 caracteres)

Cronograma: Defina quando enviar o lembrete

Dias antes do horário de início. Horas antes do horário de início. Minutos antes do horário de início.

Status: Ativo ou Inativo

Exemplo de configuração de lembrete:

texto

Reminder 1:
- Title: "Appointment Tomorrow"
- Days: 1, Hours: 0, Minutes: 0
- Description: "Your appointment is tomorrow at [TIME]"
Reminder 2:
- Title: "Appointment in 1 Hour"
- Days: 0, Hours: 1, Minutes: 0
- Description: "Your appointment starts in 1 hour"

Passo 3: Configurar acompanhamentos

Para cada acompanhamento:

Número de sequência: Atribuído automaticamente (1-5)

Título: Descrição breve (máximo de 50 caracteres)

Descrição: Mensagem detalhada (máximo de 500 caracteres)

Cronograma: Defina quando enviar a mensagem de acompanhamento.

Dias após o horário de término. Horas após o horário de término. Minutos após o horário de término.

Status: Ativo ou Inativo

Exemplo de configuração de acompanhamento:

texto

Follow-up 1:
- Title: "How was your appointment?"
- Days: 0, Hours: 2, Minutes: 0
- Description: "We'd love to hear about your experience"
Follow-up 2:
- Title: "Follow-up Survey"
- Days: 1, Hours: 0, Minutes: 0
- Description: "Please take a moment to complete our survey"

Gerenciamento de reservas

Criar uma reserva

Informações necessárias:

UID do serviço ou ID do serviço de reserva
Hora de início (no fuso horário da workspace)
Status inicial (Pendente ou Confirmado)

Informações opcionais:

Duração personalizada (substitui a padrão)
Local (máximo de 1.000 caracteres)
Fonte (máximo de 100 caracteres)
Metadados (máximo de 5.000 caracteres)
Notas (máximo de 1.000 caracteres)

Observações importantes:

O horário de início deve ser no futuro.
Os lembretes são agendados automaticamente.

Ações de reserva

1. Confirmar reserva

Altera o status de Pendente para Confirmado.
Disponível apenas para reservas pendentes.
Dispara o evento BOOKING_CONFIRMED

2. Reagendar reserva

Atualiza o horário de início, o horário de término e a duração.
É possível alterar o status para Pendente ou Confirmado.
Preserva os lembretes já enviados.
Reagenda os lembretes restantes.
É necessário informar o motivo do reagendamento (máximo de 500 caracteres).

Restrições:

Não é possível reagendar reservas em andamento.
Não é possível reagendar reservas em estado final (canceladas, concluídas, não comparecimento).

3. Cancelar reserva

Altera o status para Cancelado.
Cancela todos os lembretes e acompanhamentos pendentes.
É necessário informar o motivo do cancelamento (máximo de 500 caracteres).
Não é possível cancelar reservas em estado final.

4. Marcar como concluído

Altera o status para Concluído.
Ignora quaisquer lembretes não enviados.
Agenda mensagens de acompanhamento
Não é possível concluir reservas em estado final.

5. Marcar como Ausente

Altera o status para Não compareceu.
Ignora quaisquer lembretes não enviados.
Agenda mensagens de acompanhamento (como nas concluídas)
Não é possível marcar reservas em estado final como não comparecimento.

6. Atualizar avaliação

Defina a avaliação de 0 a 5 estrelas.
Pode ser atualizado a qualquer momento.
Registra a alteração da avaliação.

7. Atualizar detalhes da reserva

Modificar o local, a fonte ou os metadados
Não afeta o status ou o cronograma.

8. Excluir reserva

Remove permanentemente a reserva.
Exclui todos os lembretes, acompanhamentos e registros associados.
Não pode ser desfeito

Lembretes e acompanhamentos

Comportamento de lembrete

Agendamento:

Criado quando a reserva é criada.
Calculado como: start_time - (dias + horas + minutos)
O status fica "pendente" se o horário estiver no futuro e "ignorado" se já tiver passado.

Envio:

Os lembretes são enviados quando o horário agendado é atingido.
O status muda para "enviado".
Registra o horário do envio.
Aciona o evento REMINDER_SENDING

Status:

Pendente: Aguardando envio
Enviado: Entregue com sucesso
Ignorado: Não enviado (tempo decorrido ou reserva cancelada)
Cancelado: A reserva foi cancelada.

Reagendamento:

Somente os lembretes não enviados são reagendados.
Os lembretes enviados são preservados.
Os novos horários agendados são calculados.

Comportamento de acompanhamento

Agendamento:

Criado somente quando a reserva é marcada como Concluída ou Não compareceu.
Calculado como: end_time + (dias + horas + minutos)
O status fica "pendente" se o horário estiver no futuro e "ignorado" se já tiver passado.

Envio:

Os acompanhamentos são enviados quando o horário agendado é atingido.
O status muda para "enviado".
Registra o horário do envio.
Aciona o evento FOLLOWUP_SENDING

Importante:

Não são criadas mensagens de acompanhamento no momento da reserva.
Elas só são agendadas após a conclusão ou em caso de não comparecimento.
Reservas canceladas não recebem acompanhamento.

Ciclo de vida da reserva

Transições de Estado

texto

Created → Pending → Confirmed → In Progress → Completed
                 ↓                          ↓
              Cancelled                  No Show

Fluxo de Eventos

BOOKING_CREATED: Criação da reserva inicial
BOOKING_CONFIRMED: Reserva confirmada pelo usuário ou pelo sistema.
REMINDER_SENDING: Cada lembrete assim que é enviado.
MEETING_STARTED: Horário de início atingido
MEETING_ENDED: Horário de término atingido (conclui a reserva automaticamente)
BOOKING_COMPLETED: Concluída manual ou automaticamente
BOOKING_NO_SHOW: Marcada como não comparecimento.
FOLLOWUP_SENDING: Cada acompanhamento assim que é enviado.
UPDATE_RATING: Avaliação atualizada
BOOKING_RESCHEDULED: Horário da reserva alterado
BOOKING_CANCELLED: Reserva cancelada

Alterações automáticas de status

Pendente/Confirmado → Em Andamento: Quando o horário de início for atingido
Em andamento → Concluído: Quando o horário de término for atingido (por meio de processo automático)

Ações da API

Gestão de Serviços

list_booking_services: Obter todos os serviços de reserva.
get_booking_service: Obter os detalhes de um serviço.
list_booking_service_reminders: Obter os lembretes de um serviço.
list_booking_service_followups: Obter os acompanhamentos de um serviço.

Gestão de reservas

list_bookings: Obter reservas (filtradas por contato, serviço ou status)
get_booking: Obter os detalhes de uma reserva.
create_booking: Criar uma nova reserva.
confirm_booking: Confirmar uma reserva pendente.
reschedule_booking: Alterar o horário da reserva.
cancel_booking: Cancelar a reserva.
mark_booking_completed: Marcar como concluída.
mark_booking_no_show: Marcar como não comparecimento.
update_booking_rating: Atualizar a avaliação.

Parâmetros

Parâmetros comuns:

bot_user_ns: Identificador do contato (para testes)
service_uid: Identificador único do serviço
booking_id: ID de uma reserva específica

Criação de reserva:

start_time: Formato ISO 8601 UTC (ex.: "2020-01-02T12:30:00Z")
duration: Minutos (opcional; usa o valor padrão se não for especificado)
pending_or_confirmed: Status inicial
location: Local da consulta
source: Fonte da reserva
metadata: Dados personalizados (string JSON)
notes: Notas adicionais

Atualizações de status:

reschedule_reason: Motivo do reagendamento (máximo de 500 caracteres)
cancel_reason: Motivo do cancelamento (máximo de 500 caracteres)
rating: Número entre 0 e 5

Diagramas de Sequência

Fluxo de Criação de Reservas

texto

User → System: Create Booking Request
System → Database: Create booking record
System → Database: Generate reminder schedules
System → Database: Save reminder records
System → EventDispatcher: Dispatch BOOKING_CREATED
EventDispatcher → Triggers: Process configured triggers
System → User: Return booking confirmation

Fluxo de processamento de lembretes

texto

CronJob → System: Run reminder processor (every minute)
System → Database: Query pending reminders (2-hour window)
Database → System: Return pending reminders
System → Validator: Check booking status
Validator → System: Validate service is active
System → BotUser: Retrieve bot user details
System → EventDispatcher: Dispatch REMINDER_SENDING event
EventDispatcher → Triggers: Execute reminder flow
System → Database: Update reminder status to 'sent'
System → Database: Record sent timestamp

Fluxo de conclusão da reserva

texto

User/System → System: Mark booking complete
System → Database: Update booking status to 'completed'
System → Database: Skip unsent reminders
System → Database: Calculate follow-up schedules
System → Database: Create follow-up records
System → EventDispatcher: Dispatch BOOKING_COMPLETED
EventDispatcher → Triggers: Process completion triggers
System → User: Return success response

Automação de Início/Fim de Reunião

texto

CronJob → System: Run booking processor (every minute)
System → Database: Query bookings with start_time reached
Database → System: Return matching bookings
System → EventDispatcher: Dispatch MEETING_STARTED event
System → Database: Update status to 'in_progress'
[Later...]
System → Database: Query bookings with end_time reached
Database → System: Return matching bookings
System → EventDispatcher: Dispatch MEETING_ENDED event
System → Database: Update status to 'completed'
System → Database: Schedule follow-ups

Fluxo de reagendamento

texto

User → System: Reschedule request
System → Validator: Check booking status
Validator → System: Validate can reschedule
System → Database: Get sent reminder sequences
System → Database: Delete unsent reminders
System → Database: Update booking times
System → Database: Increment reschedule_count
System → Database: Calculate new reminder schedules
System → Database: Create new reminder records
System → EventDispatcher: Dispatch BOOKING_RESCHEDULED
System → User: Return updated booking

Boas práticas

1. Configuração do serviço

Use nomes de serviço claros e descritivos.
Crie UIDs de serviço exclusivos e fáceis de referenciar.
Defina durações padrão realistas
Teste os horários de lembrete e de acompanhamento antes de entrar em operação.

2. Estratégia de lembrete

Não exagere nos lembretes (2 a 3 lembretes costumam ser suficientes).
Distribua os lembretes adequadamente (por exemplo, 1 dia antes, 1 hora antes).
Torne as mensagens de lembrete claras e práticas.
Inclua os detalhes relevantes da reserva nos lembretes.

3. Estratégia de acompanhamento

Envie uma mensagem de acompanhamento imediatamente para obter feedback (2 a 4 horas depois).
Envie a solicitação de pesquisa 24 horas após a consulta.
Mantenha as mensagens de acompanhamento breves e objetivas.
Inclua sempre a opção de cancelar o recebimento.

4. Gestão de Reservas

Sempre forneça os motivos do cancelamento para análises.
Utilize o campo de notas para registrar informações importantes.
Atualize as avaliações para acompanhar a qualidade do serviço.
Analise regularmente os registros de reservas.

5. Testes

Teste todo o ciclo de reservas antes do lançamento.
Verifique o horário do lembrete no seu fuso horário.
Teste cenários de reagendamento
Verifique se os gatilhos de eventos estão sendo acionados corretamente.

Solução de problemas

Problemas comuns

Lembretes não estão sendo enviados:

Verifique se o lembrete está definido como "Ativo".
Verifique se o horário agendado é no futuro.
Confirme se o serviço de reservas está ativo.
Verifique se o status da reserva não está finalizado.

Mensagens de acompanhamento não estão sendo enviadas:

Os acompanhamentos só são enviados após a conclusão ou em caso de não comparecimento.
Verifique se o acompanhamento está definido como "Ativo".
Verifique se a reserva foi concluída ou marcada como não comparecimento (e não cancelada).
Confirme se o horário agendado está correto.

Não é possível reagendar:

Certifique-se de que a reserva não esteja finalizada.
Verifique se a reserva não está em andamento.
Verifique se o serviço ainda está ativo

Problemas com fusos horários:

Todos os horários estão armazenados em UTC.
Os horários de exibição são convertidos para o fuso horário da workspace.
Verifique se as configurações de fuso horário da workspace estão corretas.

Limites e restrições

Número máximo de serviços de reserva: 20 por workspace.
Número máximo de lembretes: 5 por serviço
Número máximo de acompanhamentos: 5 por serviço
Limites de campo:
Nome: 100 caracteres. UID do serviço: 50 caracteres. Descrição: 1.000 caracteres. Título do lembrete/acompanhamento: 50 caracteres. Descrição do lembrete/acompanhamento: 500 caracteres. Motivo do reagendamento: 500 caracteres. Motivo do cancelamento: 500 caracteres. Local: 1.000 caracteres. Fonte: 100 caracteres. Metadados: 5.000 caracteres. Notas: 1.000 caracteres.